Deprecated: mysql_escape_string(): This function is deprecated; use mysql_real_escape_string() instead. in /var/www/izhevsky/data/www/izhevsky.ru/engine/classes/mysqli.class.php on line 162 Контроль в системе управления.

 (голосов: 0)
   25 мая 2007 | Просмотров: 4583


Содержание

Введение 3
1. Теоретическая часть 4
1.1. Место и роль контроля в системе управления 4
1.2. Подходы к осуществлению контроля 6
2. Практическая часть 16
2.1. Характеристика организации 16
2.2. Контроль исполнения нормативно-правовых документов в органах госу-дарственного и муниципального управления 17
2.3. Анализ деятельности структурных подразделений Главного контрольного управления 22
2.4. Направления совершенствования контроля за исполнением нормативно-правовых документов 25
Заключение 31
Список литературы 33

Введение
В рыночных условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает гораздо больший спектр планов, гораздо больший объем плано-вой работы, а соответственно, и контрольной работы, чем при плановой эконо-мике. Поэтому в современных условиях контроль в российских организациях приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления. В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффектив-ный управленческий контроль, при прочих равных условиях, является гаранти-ей успешной деятельности организации. Основным содержанием деятельности органов государственного и муниципального управления является руководство хозяйственным и социальным развитием на соответствующей территории. Та-кое руководство орган управления осуществляет посредством принимаемых управленческих решений. Но даже после того как решение окончательно вве-дено в действие, процесс принятия решений не может считаться полностью за-вершенным, так как необходимо еще убедиться, оправдывает ли оно себя. Этой цели служит контроль. Сегодня страна остро нуждается в эффективном госу-дарственном контроле за исполнением решений государственной власти. В свя-зи с этим необходимо организовать работу контрольных органов, так, чтобы восстановить управляемость в системе исполнительной власти на всех уровнях: федеральном, субъектов Федерации и местного самоуправления. Контроль, на наш взгляд, едва ли не важнейший элемент системы управления, под каким бы углом и в каких бы структурных срезах (функциональных, процедурных, орга-низационных, технологических) он бы не рассматривался. Стоит отметить, что в практике зарубежных высших органов управления, как властного, так и хо-зяйственного уровня контроль все чаще рассматривается как метод совершен-ствования управления на всех уровнях.
Цель работы – раскрытие вопроса связанного с осуществлением контроля в системе управления. На примере Администрации Новосибирской области.

1. Теоретическая часть
1.1. Место и роль контроля в системе управления
Слово "контроль" происходит от французского controle, что в буквальном переводе означает вторичная запись с целью проверки первой. Первоначально это слово использовалось преимущественно в бухгалтерском учете. Однако английское слово control имеет другой смысл: "господство", "власть", "наси-лие". Поэтому термин "контроль" вызывает отрицательные эмоции. Для мно-гих он ассоциируется с насилием, командованием, со словами «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление о контроле уводит в сторону от его истинного предназначения.
На самом деле контроль – это не опека и не насилие. Эффективный кон-троль – это, прежде всего совет, помощь, своевременная подсказка, поощрение, одобрение и т.д. Контроль не несет в себе возмездия за упущения. Контроль – это не чрезвычайная мера, он не является вопросом доверия к сотрудникам, а представляет неотъемлемую часть управленческой деятельности, его функцию.
Академик В.Г. Афанасьев рассматривал контроль как труд "по наблюде-нию и проверке соответствия процесса функционирования объекта, принятым управленческим законам, планам, нормам, стандартам, правилам, приказам и т.д.; выявлению результатов воздействия субъекта на объект, функциональных отклонений от требований управленческих решений, от принятых принципов организации и регулирования. Выявляя отклонения и их причины, работники контроля определяют пути корректирования организации объекта управления, способов воздействия на объект с целью преодоления отклонений, устранения препятствий на пути оптимального функционирования системы".
Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Контролировать – вовсе не значит только вскрывать недостатки: необходимо анализировать любые отклонения – как в сторону ухудшения, так и в сторону улучшения показателей, надо выявлять и положительный опыт, с тем, чтобы своевременно поддерживать новое, прогрессивное, создать возможности для его широкого распространения. Сила контроля состоит именно в том, что он помогает аккумулировать передовой опыт, находит наиболее эффективные ме-тоды и пути улучшения деятельности социальных систем.
Контроль – это скорее способ взаимного согласования действий, чем инст-румент директивного воздействия на подчиненных. В этой связи интересно по-яснение английского специалиста по управлению – Джеффри Викерса: "Кон-троль не означает власти А над В. В самом деле, там, где в этом нуждались, контроль неэффективен. Чем лучше работает организация, тем меньше требу-ется такого вторжения власти. В идеале контроль опосредуется не властью, а информацией, и эта информация поднимается, опускается и уходит в сторону внутри хорошо работающей организации, и эффект ее зависит от уместности, а не источника. Обязанности структурированы, но контроль взаимен".
Цель контроля - информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений. При этом в понятии информа-ционной прозрачности объекта управления отражено представление о степени управляемости данного объекта, т.е. о том, в какой степени в результате управ-ления обеспечивается (обеспечивалось или будет обеспечиваться) поддержание требуемого состояния или действия объекта управления в соответствующий момент (период) времени. Вполне очевидно, что без предельной информацион-ной прозрачности объекта управления адекватное его восприятие невозможно, управленческое воздействие не будет давать желаемый результат, и управлен-ческая связь с объектом теряется, что и обуславливает особую важность кон-троля в процессе управления.
В общем, процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых ре-шений, планов, а также норм и нормативов. Поэтому контроль выступает од-ним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обес-печивающих нормальное функционирование системы и достижение ею наме-ченных целей.
Очевидно, что с изменением условий хозяйствования контроль приобрета-ет характер основы, присутствующей на всех уровнях управления организаци-ей, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях (планирование, организация, мотивация, контроль и учет). При этом особенность контроля заключается в его двойственной роли в процессе управ-ления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процес-са управления на практике невозможно определить круг деятельности для ра-ботника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному эле-менту управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция (функция планирования, учета и т.п.) обязательно ин-тегрирована с контрольной. Поэтому правомерно утверждать, что контроль ор-ганизации является: 1) неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления; 2) “обособленной” стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.
Организационные формы и методы контроля задаются структурой и про-цессом системы управления, а его возможности определяются, прежде всего, тем, насколько четко определены полномочия и ответственность подразделе-ний и работников аппарата управления. Поэтому контроль наиболее успешен тогда, когда он адекватен природе и требованиям, уровню организации и харак-теру деятельности контролируемого объекта.

1.2. Подходы к осуществлению контроля
Помимо общих для всех систем черт контроль имеет немало особенностей применительно к разным системам управления и к разным видам управленче-ской деятельности. В этой связи представляется, на наш взгляд, целесообраз-ным выделить следующие основные аспекты контроля:
- способы осуществления, включая методы сбора и оценки аналитиче-ской информации;
- субъекты контрольной деятельности;
- объекты контроля.
В случае трудностей с осуществлением постоянного контроля за всей дея-тельностью системы управления большое значение приобретает выбор объек-тов контроля. При этом необходимо тщательно вычленить период, охватывае-мый контролем; произвести оценки различных вариантов выбора объектов кон-троля; определить значимость избранного объекта контроля для деятельности всей системы в целом.
Важно, чтобы контроль был систематическим и динамичным, охватывал все сферы общественной деятельности. Не может сопровождаться сколько-нибудь ощутимым эффектом контроль, проводимый эпизодически, только при обнаружении каких-либо недостатков. В этом случае неизбежно ограничивает-ся регулирующее воздействие контрольных действий, снижается их предупре-дительное значение в укреплении дисциплины, воспитании у работников чув-ства ответственности за результаты своей работы. Конечно, всякого рода «сиг-налы» о неблагополучии могут служить поводом для контрольных действий, однако гораздо больше пользы приносит систематический контроль.
Польский специалист в области управления Ковалевский выделяет такие понятия как стратегический контроль и контроль всех видов деятельности. Сущность данной концепции состоит в следующем: чтобы полностью ориенти-роваться в том, что делается в контролируемом объекте, все ли его функции осуществляются должным образом, не нужно контролировать каждую функ-цию или каждого работника. Достаточно охватить контролем определенные стратегические пункты. Их контроль должен дать картину всей деятельности и выявить возможные недостатки. Контроль стратегических пунктов позволяет ориентироваться комплексно и значительно быстрее, чем контроль каждого от-дельного вопроса. Контроль всех функций более трудоемок, не оставляет сво-бодного времени для самоконтроля, позволяет контролируемым давать неточ-ные данные и т.п. Практический вывод может быть в следующем: везде, где это возможно и где руководитель может разработать стратегическую сетку, тради-ционный контроль всех функций должен быть заменен стратегическим контро-лем.
Выделяют три, отличающиеся по структуре деятельности и целям, основ-ных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Все эти виды контроля схожи по форме осуществления, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые резуль-таты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления (рис. 1)

Предварительный контроль Текущий контроль Заключительный
контроль
Время

Рис.1. Время осуществления основных видов контроля
Предварительный (опережающий) контроль осуществляется до фактиче-ского начала исполнения распоряжений. Этот вид контроля позволяет компен-сировать инерционность системы и базируется на предвидении.
Предварительный контроль представляет собой планирование и создание организационных структур, их взаимодействие и координацию в осуществле-нии контроля исполнения постановлений и распоряжений.
Учитывая, что эффективность контроля исполнения распорядительных документов во многом зависит от качества проверочных мероприятий, на ста-дии их подготовки заблаговременно анализируется соответствие документов нормативным и статистическим материалам, определяются основные вопросы и порядок изучения, формы и методы их разработки и реализации. Такой под-ход позволяет скоординировать действия и сосредоточить усилия на крупных злободневных проблемах, выработать необходимые меры и предложения.
Использование предварительного контроля предполагает контроль над вводными переменными и прогноз развития ситуации. Сложность состоит в том, чтобы правильно определить эти переменные, построить модель процесса, отразить в этой модели динамику, организовать отбор данных о вводных пере-менных, осуществить оценку вводных данных в контексте их контрольных зна-чений, наметить и осуществить корректирующие мероприятия.
Одним из важнейших этапов предварительного контроля является уста-новление стандартов выполнения, то есть показателей эффективности, на осно-вании которых происходит оценка работы подразделений по исполнению до-кументов. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабаты-ваются для обеспечения выполнения распорядительных документов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Поэтому на практике необходимо определить правила делопроиз-водства в контрольной области, которые должны быть едиными для всех под-разделений, писать четкие, недвусмысленные должностные инструкции, эф-фективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в админи-стративный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет уве-личивать вероятность того, что организационная структура будет работать на реальное исполнение документов.
Текущий контроль предполагает три этапа:
1. Установление нормативов, по которым определяется исполнение распо-рядительного документа.
2. Сопоставление фактической деятельности с нормативами.
3. Корректирование отклонений от цели, предусмотренной в документе, или от норматива.
Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полу-ченных после проведения работы, направленной на выполнение распоряди-тельного документа. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь, т.е. данные о полу-ченных результатах (рис. 2).

Рис. 2 Контур обратной связи управленческого контроля
Реализация этого контура обратной связи в реальном масштабе времени обладает некоторой инерцией. За счет потерь и отсрочки корректирующих воз-действий возможно усугубление положения, переход его в новое, подчас более грозное качество.
Заключительный контроль исполнения (контроль выполнения или ре-зультирующий контроль) ставит своей целью определение степени соответст-вия конечного результата после исполнения документа ожидаемому результату. Хотя воздействовать на результаты уже невозможно, он целесообразен и очень важен, так как на его основе возможны выводы, способствующие разработке мероприятий по совершенствованию исполнения распоряжений. В рамках за-ключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми.
В практической деятельности итог заключительного контроля состоит не только в оценке деятельности конкретных подразделений, которые исполняли данный распорядительный документ, но и в выводах, в обобщенной форме вскрывающих причины отклонений, если таковые выявлены, а также в опреде-лении пути и механизмов устранения причин, их породивших. Как правило, де-лаются выводы о необходимости применения соответствующих санкций в от-ношении исполнителей или организаторов исполнения. В тех случаях, когда основное внимание результирующего контроля сосредоточено на выявлении и распространении положительного опыта, должно быть сделано заключение от-носительно условий и механизмов, позволивших достичь соответствующих ре-зультатов, а также относительно оценки и мер стимулирования исполнителей.
Осуществление ряда взаимосвязанных контрольных функций позволяет комплексно рассматривать контролирование как единый, непрерывный про-цесс, характерный для любых ситуаций. В этом процессе можно выделить три логических этапа. Первый этап связан с установлением норм (стандартов) и критериев, по которым должен оцениваться итог деятельности. Второй этап со-стоит в сопоставлении полученных результатов с нормами, по которым нужно оценивать работу. Третий этап заключается в том, чтобы на основе полученных результатов принять управленческие решения по исправлению допущенных от-клонений от норм, если достигнутые результаты существенно отличаются от них.
Нормы (стандарты) надо устанавливать прежде, чем можно будет сделать какую бы то ни было оценку. Если контроль задумывался как слежение (мони-торинг) или регулирование плана, то должна быть заранее установлена цель, на которую направлены планируемые усилия. Оцениваемые результаты должны быть взяты в отношении к чему-либо (к цели) – или же они будут ничего незна-чащими статистическими данными. Невозможность выразить количественно показатель цели управления не должна служить причиной того, чтобы не уста-навливать вообще контрольных стандартов. Даже субъективный показатель при условии, что осознается его ограниченность, лучше, чем ничего.
На этапе сопоставления полученных результатов с установленными нор-мами, определяется, насколько достигнутые результаты соответствуют ожида-ниям, насколько допустимы или относительно безопасны отклонения от норм. Одна из отличительных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели (они долж-ны соответствовать контролируемому объекту).
Руководство устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызы-вать тревоги. Но, если масштаб взят слишком мелкий, то контрольные органы будут реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно, и требует много времени. Такая система контроля может парализовать и дезорга-низовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать дос-тижению целей, предусмотренных в распорядительных документах. В подоб-ных ситуациях достигается высокая степень контроля, но процесс контроля превращается, наоборот, в тормоз. Многие государственные программы были признаны неэффективными именно потому, что большая часть денег тратилась на управление программой и на обеспечение надлежащего контроля за ней, а не на реализацию сути самой программы. В таких случаях объектом контроля яв-лялся в основном срок исполнения, а не содержание и надлежащее качество ис-полнения.
На третьем этапе руководство должно выбрать одну из трех линий поведе-ния: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стан-дарт. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления в администрации действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с целями, предусмотренными в постанов-лениях и распоряжениях. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что цели, установленные в распорядительных до-кументах достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившиеся один раз, повторится сно-ва. Если система контроля показала, что какое-то постановление или распоря-жение исполняется хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, по-вторяя цикл контроля.
Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклоне-ния прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естест-венно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устране-нии настоящей причины отклонения. Но поскольку, однако, большая часть ра-боты по выполнению документов в администрации является результатом объе-диненных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Важно подчеркнуть, что причиной возникающих проблем может быть любая переменная величина и что вклад в отклонение полученных результатов от желаемых может давать сочета-ние различных факторов. Поэтому нельзя выбрать какое-то одно корректирую-щее действие только потому, что оно решает возникшую проблему. Прежде, чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все имеющие отношение к данной проблеме, внутренние переменные и их взаимосвязи. По-скольку все подразделения администрации, так или иначе, связаны между со-бой, любое крупное изменение в одном из них затронет и другие. Вот почему надо вначале убедиться, что предпринимаемое корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей, но поможет их разрешить.
На заключительном этапе контроля оценивается его эффективность.
Система эффективного контроля – это такая система, которая дает нужную информацию до того, как разовьется кризис. Контроль, также как и планы, должен быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
Наиболее эффективный контроль – это простейший контроль, с точки зре-ния тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система контроля слишком сложна и люди не понимают и не поддер-живают ее, то такая система контроля не может быть эффективной.
Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля. Контроль должен быть экономичным. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контро-ля, и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля. Один из способов возможного увеличения экономической эффектив-ности контроля состоит в использовании метода управления по принципу ис-ключения, который характеризуется тем, что система контроля срабатывает только при наличии существенных отклонений от стандартов. Например, сис-тема контроля администрации должна реагировать только тогда, когда боль-шинство пунктов распорядительного документа не выполняется эффективно и в определенные сроки в силу известных причин.
Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось со-блюсти установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоя-щий элемент контроля. Для того чтобы стать эффективной, система контроля должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается кон-тролю. Так как контроль исполнения распорядительных документов охватывает все сферы деятельности администрации, то здесь нужны единые стандарты, та-кие как сроки поступления информации об исполнении, степень выполнения каждого пункта распоряжения или постановления и другие.
Выбор подходящей единицы измерения - это зачастую наиболее легкая часть проведения контрольных измерений, обеспечивающих, в конечном счете, и весь контроль, достижение целей руководства администрации. Равно важно, чтобы скорость, частота и точность измерений тоже были согласованы с дея-тельностью, подлежащей контролю. Однако любая система сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля.
Необходимым условием любой контрольной деятельности всегда являлась и будет являться своевременная и достоверная информация. Взаимодействие и координация органов государственного управления и контроля невозможна без обмена информацией между ними.
Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эф-фективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффек-тивно, необходимо обязательно доводить до сведения работников, выполняю-щих постановления и распоряжения как установленные стандарты, так и дос-тигнутые результаты исполнения. Подобная информация должна быть точной, достоверной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять не-обходимые решения и действия, обязательно соблюдая установленные рамки конфиденциальности. Желательно также обеспечит эффективную связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.
Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке инфор-мации о полученных результатах. Необходимо решить нужная ли информация получена и важна ли она. Важная информация - это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для при-нятия правильного решения. Часто оценка информации определяется полити-кой руководства администрации. Цель этой оценки состоит в том, чтобы при-нять решение - необходимо ли действовать, и если да, то как.
Таким образом, теория менеджмента рассматривает контроль как совокуп-ность взаимосвязанных этапов, с четко определенными процедурами на каждом из этапов. Выполнение этих процедур является необходимым условием эффек-тивного контроля.


Скачать бесплатно kontrol-v-sisteme-upravleniya-.rar [32,78 Kb] (cкачиваний: 31)



Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь. Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.
Другие новости по теме:
Информация:
Сайт поддержки новостного движка DataLife Engine. Модули и шаблоны (скины) для DataLife Engine.
Навигация
Авторизация
Наш опрос
Спонсоры
Архив курсовых и дипломных работ